Les indemnités kilométriques : avantages et inconvénients

Les avantages et inconvénients des indemnités kilométriques

Pour les déplacements professionnels de vos collaborateurs, vous avez deux solutions : le véhicule appartient à votre collaborateur qui met à votre charge des indemnités kilométriques par note de frais ou vous mettez à disposition de ce dernier un véhicule d’entreprise en mettant à sa charge un avantage en nature correspondant à son utilisation personnelle.

Principes des indemnités kilométriques

• Le collaborateur est l’acteur principal dans le choix et l’achat de son véhicule, qu’il utilise ensuite durant son activité professionnelle. Néanmoins, vous pourrez limiter à un plafond le tarif kilométrique que vous lui remboursez à condition de le stipuler dans son contrat de travail.
• En contrepartie l’entreprise lui verse une indemnité correspondant au nombre de kilomètres parcourus pendant ses heures de travail.
• Le collaborateur prend en charge les frais liés à la propriété de son véhicule (assurance, entretien, carte grise, …)

Avantages des indemnités kilométriques

• Le collaborateur libère du temps à l’entreprise, en assumant les évènements liés à la vie du véhicule
• Le collaborateur a la liberté du choix de son véhicule (sous réserve d’un plafond pouvant lui être imposé contractuellement)
• La formule des indemnités kilométriques convient bien aux utilisations professionnelles limitées
• Inconvénients des indemnités kilométriques
• Le parc de véhicules risque d’être très hétéroclite
• Il est difficile de contrôler les kilomètres parcourus et la détermination du barème peut être source de différends avec les collaborateurs
• Une aide financière de l’entreprise est souvent nécessaire
• Le véhicule risque ne pas être adéquat pour son utilisation professionnelle
• Insuffisance d’assurance, manque d’entretien, absence d’assistance : sources d’indisponibilité des véhicules
• Obligation de souscrire une assurance professionnelle et privée
• Charges variables
• Avances de trésorerie
• Surcoûts, liés à la franchise ou la dépréciation, parfois non couverts par les indemnités
• Coûts de gestion et contrôle des notes de frais

En réalité, pour les indemnités kilométriques, tout va dépendre du kilométrage global professionnel accompli par le collaborateur. En pratique, l’entreprise aura intérêt à fournir un véhicule d’entreprise dès lors que le kilométrage devient significatif (+ de 10 000 km par an). Toutefois, d’autres critères entrant en ligne de compte pour cette appréciation, il convient d’effectuer une simulation. Nous vous invitons à nous contacter pour une simulation de ce type.

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