Les indemnités kilométriques : avantages et inconvénients

indemnités kilométriques

Pour les déplacements professionnels de vos collaborateurs vous avez deux solutions : le véhicule appartient à votre collaborateur qui met à votre charge des indemnités kilométriques par note de frais ou vous mettez à disposition de ce dernier un véhicule d’entreprise en mettant à sa charge un avantage en nature correspondant à son utilisation personnelle.

Principes

-Le collaborateur est l’acteur principal dans le choix et l’achat de son véhicule, qu’il utilise ensuite durant son activité professionnelle. Néanmoins, vous pourrez limiter à un plafond le tarif kilométrique que vous lui remboursez à condition de le stipuler dans son contrat de travail.

-En contrepartie l’entreprise lui verse une indemnité correspondant au nombre de kilomètres parcouru pendant ses heures de travail.

-Le collaborateur prend en charge les frais liés à la propriété de son véhicule (assurance, entretien, carte grise, …)

Avantages

-Le collaborateur libère du temps à l’entreprise, en assumant les évènements liés à la vie du véhicule

-Le collaborateur a la liberté du choix de son véhicule (sous réserve d’un plafond pouvant lui être imposé contractuellement)

-La formule des indemnités kilométriques convient bien aux utilisations professionnelles limitées

Inconvénients

-Le parc de véhicules risque d’être très hétéroclite

-Il est difficile de contrôler les kilomètres parcourus et la détermination du barème peut être source de différends avec les collaborateurs

-Une aide financière de l’entreprise est souvent nécessaire

-Le véhicule risque ne pas être adéquat pour son utilisation professionnelle

-Insuffisance d’assurance, manque d’entretien, absence d’assistance : sources d’indisponibilité des véhicules

-Obligation de souscrire une assurance professionnelle et privée

-Charges variables

-Avances de trésorerie

-Surcoûts, liés à la franchise ou la dépréciation, parfois non couverts par les indemnités

-Coûts de gestion et contrôle des notes de frais

En réalité, tout va dépendre du kilométrage global professionnel accompli par le collaborateur. En pratique, l’entreprise aura intérêt à fournir un véhicule d’entreprise dès lors que le kilométrage devient significatif (+ de 10 000 km par an). Toutefois, d’autres critères entrant en ligne de compte pour cette appréciation, il convient d’effectuer une simulation. Nous vous invitons à nous contacter pour une simulation de ce type.